Effektive styremøter: små grep som gir bedre møter
Konkrete grep som gir bedre styremøter: tidlige sakspapirer, forslag til vedtak, tydelige oppgaver og protokoll skrevet i møtet.
Kort oppsummert
- Send sakspapirene så tidlig at alle rekker å lese dem. En uke er god praksis.
- Skriv forslag til vedtak i innkallingen, så møtet beslutter i stedet for å formulere.
- Avslutt hver sak med hvem som gjør hva, med frist.
- Skriv protokollen i møtet, ikke uka etter.
Styremøter blir sjelden bedre av å bli lengre. De blir bedre av forberedelse og tydelige beslutninger. Her er grepene som koster lite og synes godt.
Før møtet
- Merk hver sak med formål: beslutning, orientering eller diskusjon. Da vet alle hva som forventes av dem.
- Send innkallingen med sakspapirer minst en uke før. Papirer som kommer kvelden før, blir ikke lest.
- Skriv forslag til vedtak for hver beslutningssak. Det er lettere å forbedre et forslag enn å formulere fra null rundt bordet.
I møtet
- Hold orienteringssakene korte. Spørsmål, ikke høytlesing.
- Konkluder hver sak før dere går videre: hva ble vedtatt, hvem gjør hva, med hvilken frist.
- Skriv vedtakene mens møtet pågår. Da er protokollen i praksis ferdig når møtet heves.
Etter møtet
- Send protokollen til signering samme dag, mens møtet er ferskt.
- Ta oppgavene fra møtet inn i neste innkalling, så ingenting faller mellom to møter.
Slik hjelper Styrbord
I Styrbord ligger forslagene til vedtak i innkallingen, protokollføreren skriver vedtakene mens møtet pågår, og oppgaver med frist følger automatisk med til neste møte. Protokollen genereres når møtet fullføres, klar til signering.
Artiklene er generell informasjon om styrearbeid, ikke juridisk rådgivning. Gjelder det en konkret sak i ditt selskap, bør du søke egen rådgivning.
Slik gjør du det i Styrbord Kall inn til og hold et møte
