Innkalling til styremøte: frist, innhold og god praksis

Aksjeloven har ingen regler om hvordan en innkalling til styremøte skal se ut, og ingen lovbestemt frist. Kravet er at styrebehandlingen varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist (§ 6-22). Hva som er godt nok, avhenger av sakene. Her er det innkallingen bør inneholde, og fristene de fleste styrer velger.

Det sier aksjeloven

Hovedregelen er at styret behandler saker i møte. Styrelederen kan bestemme at en sak i stedet behandles skriftlig eller på annen betryggende måte, men årsregnskapet og årsberetningen skal alltid behandles i møte (§ 6-19).

Styrelederen har ansvaret for at aktuelle saker blir behandlet. Hvert styremedlem og daglig leder kan kreve at styret tar opp en bestemt sak (§ 6-20). Sakene skal forberedes slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag, og det er daglig leder som forbereder dem i samråd med styrelederen (§ 6-21).

Dette bør innkallingen inneholde

• Tid, sted og behandlingsmåte: fysisk møte, video eller skriftlig behandling.
• Nummerert saksliste.
• Sakspapirer for hver sak, ikke bare overskrifter.
• Forslag til vedtak der det er mulig.
• Navn på møteleder og protokollfører.

Forslag til vedtak er den enkleste forbedringen for de fleste styrer. Møtet bruker tiden på å vurdere forslaget i stedet for å formulere det, og protokollen blir presis.

Frist for innkallingen

Loven sier bare «nødvendig frist». Poenget er at styremedlemmene skal rekke å sette seg inn i sakene. En uke er vanlig praksis for ordinære møter, og mer for store saker som budsjett, strategi eller oppkjøp. Haster det, kan styret møtes på kortere varsel. Skriv da i protokollen at alle godtok innkallingen, så står beslutningene støtt.

Vanlige feil

• Sakspapirene sendes kvelden før, og møtet brukes til høytlesing.
• Sakslisten mangler forslag til vedtak.
• Tunge saker tas under eventuelt, uten forberedelse og uten papirer.
• Innkallingen lever i en e-posttråd, og ingen finner siste versjon.

Slik deler du innkallingen i Styrbord

I Styrbord setter du dato, saksliste og forslag til vedtak på møtesiden, og deler innkallingen med ett klikk. Deltakerne får en personlig lenke med saksliste og sakspapirer, og du ser hvem som har svart. Sjekklisten «Klart til møtet» viser hva som gjenstår før møtet kan holdes.